Guided analyse chaque jour près de 7 000 expéditions et génère quelques dizaines d’alertes pour aider les Messageries du Bazadais à réagir plus vite aux risques de retard.
Les Messageries du Bazadais sont un transporteur basé dans le sud de la Gironde. Fondée en 1935, l’entreprise compte 40 collaborateurs et propose des services de groupage, d’affrètement et de distribution de palettes. Elle livre dans sa région et s’appuie sur des réseaux partenaires comme Volupal pour les autres destinations.
Le délai de livraison de chaque expédition dépend de sa destination et du transporteur chargé de l’acheminer. Pour respecter ces délais, l’équipe d’exploitation doit s’assurer que toutes les expéditions sont mises en livraison à temps. La difficulté réside dans le volume à superviser, qui représente plusieurs milliers de lignes dans le TMS.
Des délais de livraison variables à superviser
Les Messageries du Bazadais traitent environ 300 expéditions par jour. L’équipe doit suivre ces nouvelles expéditions ainsi que celles des jours précédents encore en attente de livraison.
Les délais de livraison varient selon les expéditions : dès le lendemain pour une livraison locale, jusqu’à trois jours ouvrés pour certaines destinations en France. L’équipe vérifie aussi qu’un rendez-vous a été pris lorsque la livraison l’exige.
Avant Guided, les exploitants comparaient le statut de chaque expédition dans le TMS par rapport aux délais de livraison prévus, puis relançaient les transporteurs pour obtenir les informations manquantes. Ces vérifications prenaient du temps et laissaient moins de marge pour résoudre les problèmes. Une livraison en retard pouvait perturber l’activité du client et entraîner des pénalités financières pour les Messageries du Bazadais.
Un agent qui suit les procédures des Messageries du Bazadais
Guided a conçu l’agent à partir des processus suivis par les exploitants des Messageries du Bazadais. Les échanges avec l’équipe ont permis de définir les contrôles à effectuer dans le TMS et les règles de relance des transporteurs.
Connecté au TMS des Messageries du Bazadais, l’agent récupère les dernières informations sur les expéditions trois fois par jour. Il vérifie leur avancement selon les délais de livraison prévus, en tenant compte des week-ends, des jours fériés et des dates de livraison demandées.
« Les délais de livraison varient selon la destination. Nous avons besoin que les alertes reflètent ces différences et soient aussi précises que possible. »
Maëlle Bonnet, responsable des opérations, Messageries du Bazadais
Par exemple: si une expédition doit être livrée dans la journée, mais aucune mise en livraison n’apparaît dans le TMS, alors l’agent la signale dans le rapport du matin. L’exploitant peut donc contacter le transporteur et prévenir le client si un retard est à prévoir.
Les exploitants reçoivent les alertes par e-mail, avec la référence de chaque expédition, le délai de livraison prévu et le motif de l’alerte. Certains transporteurs partenaires reçoivent également chaque matin une relance listant les expéditions qui risquent d’être livrées en retard.
Les exploitants font régulièrement part de leurs retours sur les alertes. Guided s’appuie sur ces échanges pour ajuster les règles de l’agent et prendre en compte de nouveaux cas.
Les vérifications ne prennent plus que quelques minutes au lieu de plusieurs heures
Guided analyse près de 7 000 expéditions et signale aux exploitants des Messageries du Bazadais celles à vérifier. L’équipe passe ainsi moins de temps à rechercher les informations dans le TMS. Selon l’estimation actuelle, ces contrôles sont passés de deux à quatre heures par jour et par exploitant à quelques minutes.
« Nous identifions immédiatement le problème. Nous traitons le plus ancien, puis le suivant. C’est bien mieux que de passer des heures à rapprocher les données du TMS ligne par ligne. »
Maëlle Bonnet, responsable des opérations, Messageries du Bazadais
Les exploitants disposent de plus de temps pour relancer les transporteurs et résoudre les problèmes avant qu’ils ne retardent les livraisons. Si un retard est inévitable, ils peuvent prévenir le client en amont. Les Messageries du Bazadais offrent ainsi un meilleur service, avec des équipes plus réactives et des clients mieux informés.
Prochaine étape : une vue d’ensemble de l’exploitation
« L’outil Guided est très utile pour connaître l’état de nos opérations. Je consulte le tableau tous les jours, et cela me donne une vue d’ensemble des retards auxquels nous pourrions être confrontés dans la distribution. »
Benoît Hontebeyrie, directeur général, Messageries du Bazadais
Les Messageries du Bazadais souhaitent s’appuyer sur les agents Guided pour disposer d’une vue d’ensemble des livraisons et des problèmes récurrents. Ce suivi permettrait à l’équipe d’évaluer la qualité du service et de définir les priorités opérationnelles.
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