Im Speditionsalltag ist jeder Tag durchgetaktet. Disponenten bearbeiten parallel neue Ladungen, suchen nach Frachtführern, beantworten Rückfragen und veröffentlichen Angebote auf Frachtenbörsen. Gleichzeitig müssen laufende Transporte nachverfolgt und Dokumente eingeholt werden. Bleibt dabei eine Aufgabe zu lange liegen, ist der Auftrag bereits an einen schnelleren Wettbewerber vergeben.
La Route wurde 1934 gegründet und organisiert Transporte auf der Straße sowie per See- und Luftfracht. An den Standorten Bordeaux und Rouen unterstützen die KI-Agenten von Guided die Teams inzwischen dabei:
- Frachtführer für mehr als 26.000 Ladungen zu finden
- mehr als 3.000 Transporte von der Abholung bis zur Zustellung nachzuverfolgen
- Ablieferbelege einzuholen und zu prüfen
Die Ausgangssituation
Zwei Aufgaben, bei denen jede Minute zählt:
Im Tagesgeschäft einer Spedition laufen im Wesentlichen zwei Prozesse gleichzeitig. Der erste beginnt mit der Suche nach einem geeigneten Frachtführer. Dafür müssen Disponenten:
- bekannte Frachtführer kontaktieren, die ähnliche Relationen bereits gefahren sind
- die Ladung auf Frachtenbörsen veröffentlichen
- die veröffentlichten Angebote regelmäßig aktualisieren
- Frachtführer kontaktieren, die sich das Angebot angesehen haben, bevor diese eine andere Ladung annehmen
Die ersten Schritte lassen sich meistens noch gut in den Arbeitsalltag integrieren. Schwieriger wird es danach. Während ein Disponent nach einem Frachtführer sucht, landet bereits die nächste Anfrage im Postfach, das Telefon klingelt oder ein laufender Transport benötigt Aufmerksamkeit. Bis man den Frachtführer zurückgerufen hat, der sich das Angebot angesehen hat, ist der Auftrag möglicherweise bereits anderweitig vergeben.
Der zweite Prozess beginnt, sobald ein Frachtführer den Transport übernommen hat. Ab diesem Zeitpunkt muss der Disponent:
- die Lade- und Entladestellen kontaktieren
- sicherstellen, dass der LKW pünktlich vor Ort ist
- nach der Zustellung den unterschriebenen Ablieferbeleg einholen
- das Dokument auf Vorbehalte, Abweichungen oder andere Auffälligkeiten prüfen
Keine dieser Aufgaben ist für sich genommen besonders kompliziert. Mit zunehmendem Transportvolumen steigt jedoch auch der damit verbundene Zeitaufwand. Irgendwann fehlt schlicht die Zeit, jeden Frachtführer anzurufen und jeden einzelnen Transport konsequent nachzuverfolgen.
Wo Guided unterstützt
Frachtführer finden
Die Mitarbeitenden an beiden Standorten schicken ihre zu vergebenden Ladungen einfach per E-Mail an den Guided-KI-Agenten. Das kann eine einzelne Ladung sein oder eine Excel-Liste mit mehreren Transporten.
Anschließend übernimmt der Agent die ersten Schritte der Frachtführersuche:
- Er veröffentlicht die Ladungen auf den relevanten Frachtenbörsen.
- Er kontaktiert Frachtführer, mit denen La Route bereits in der Vergangenheit zusammengearbeitet hat.
- Er spricht Frachtführer an, die sich das aktuelle Angebot auf der Frachtenbörse angesehen haben.
Sobald ein Frachtführer Interesse zeigt und antwortet, übergibt der Agent die Kommunikation wieder an den zuständigen Disponenten. Dieser übernimmt die Preisverhandlung und entscheidet, ob der Frachtführer den Auftrag erhält.
Mehr als 26.000 Ladungen wurden bereits über Guided eingestellt.
Laufende Transporte nachverfolgen
Ist ein Frachtführer gefunden und der Auftrag vergeben, beginnt die operative Nachverfolgung des Transports. Um den Guided-KI-Agenten einzubinden, setzt der Disponent dessen E-Mail-Adresse einfach ins BCC. Ab diesem Zeitpunkt begleitet der Agent den Transport automatisch weiter.
Er erinnert den Frachtführer an die vereinbarten Lade- und Entladezeitfenster, prüft während des Transports, ob alles nach Plan verläuft, und kümmert sich anschließend um den Ablieferbeleg.
Eine Woche nach der Zustellung fordert der Agent den unterschriebenen POD beim Frachtführer an. Dadurch haben die Fahrer ausreichend Zeit, ihre Dokumente zunächst im eigenen Büro abzugeben.
Mehr als 3.000 Transporte wurden so bereits von der Abholung bis zur Zustellung nachverfolgt.
Von allen Mitarbeitenden genutzt
Mittlerweile arbeiten mehr als 20 Mitarbeitende an den beiden Standorten mit den Guided-KI-Agenten – sowohl bei der Frachtführersuche als auch bei der Nachverfolgung laufender Transporte.
Dabei unterscheiden sich die Arbeitsweisen in Bordeaux und Rouen. Beide Standorte betreuen unterschiedliche Kunden, arbeiten mit eigenen Frachtführern und Relationen und haben ihre eigenen operativen Abläufe.
Der Guided-KI-Agent passt sich deshalb an die jeweiligen Prozesse der Teams an – und nicht umgekehrt.
Was La Route sagt
„Was besonders gut funktioniert, ist, dass der Agent wirklich jeden Frachtführer kontaktiert, der sich ein Angebot angesehen hat – und nicht nur diejenigen, die er selbst angesprochen hat. Genau dafür fehlt uns im Tagesgeschäft normalerweise die Zeit. Eine meiner Kolleginnen konnte dadurch einen Transport vergeben, den sie sonst möglicherweise verloren hätte – einfach weil sie selbst keine Zeit hatte, die Frachtführer zu kontaktieren, die sich ihr Angebot angesehen hatten.“
„Guided denkt mit, ist erreichbar und reagiert schnell, genau das, was wir in unserem Geschäft brauchen.“
Priscille Menard, La Route
„Wir sind zunächst an einem Standort gestartet. Inzwischen funktioniert Guided an beiden Standorten und wird vom gesamten Team genutzt. Was ich mir von Guided wünsche, ist eigentlich ganz einfach: Zeigt uns weiterhin, woran ihr arbeitet und was ihr als Nächstes entwickelt.“
Pierre-Julien Allard, La Route
